1. Şirket ve Veri Sorumlusu Bilgileri
PADOK Bulut, Asya Bulut ve Hayat Yazılım tarafından sunulan diğer bulut tabanlı yazılım hizmetleri, Fatma Pınar POLAT adına faaliyet gösteren Hayat Yazılım tarafından sunulmaktadır. Faturalandırma, ödeme ve resmi ticari işlemler Fatma Pınar POLAT adına yürütülmektedir.
Hayat Yazılım, sunduğu hizmetlerin niteliğine göre bazı süreçlerde veri sorumlusu, bazı süreçlerde ise veri işleyen sıfatıyla hareket edebilir.
2. Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Ayrımı
Kullanıcı işletmeler tarafından sisteme girilen müşteri, araç, cari, stok, finans, servis ve işlem kayıtlarının veri sorumluluğu ilgili kullanıcı işletmeye aittir. Hayat Yazılım, bu verileri hizmetin sunulması, teknik destek, sistem güvenliği ve mevzuata uyum amaçları doğrultusunda işler.
Hayat Yazılım'ın kendi müşterileri, kullanıcıları, destek talepleri, faturalandırma ve hesap yönetimi süreçlerinde işlediği veriler bakımından veri sorumlusu sıfatı söz konusu olabilir.
3. İşlenen Kişisel Veriler
Hizmet kapsamında aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
- Ad, soyad, firma bilgileri ve yetkili kullanıcı bilgileri
- Telefon numarası, e-posta adresi ve iletişim tercihleri
- Plaka, araç bilgileri, servis ve işlem kayıtları
- Cari, stok, finansal işlem, fatura, sipariş ve e-belge bilgileri
- Kullanıcı işlem kayıtları, IP adresi, sistem logları ve güvenlik kayıtları
- Destek, talep, eğitim ve iletişim kayıtları
4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:
- Hizmetlerin sunulması, kullanıcı hesap yönetimi ve deneme hesabı oluşturulması
- Teknik destek, hata tespiti, loglama ve sistem güvenliği süreçlerinin yürütülmesi
- E-fatura, e-arşiv, OCR, WhatsApp, SMS, raporlama ve entegrasyon işlemlerinin sağlanması
- Faturalandırma, ödeme, abonelik ve müşteri ilişkileri süreçlerinin yürütülmesi
- Hizmet kalitesinin geliştirilmesi ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi
5. Hukuki Sebepler
Kişisel verileriniz KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:
- Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması
- Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- Temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması
- Gerekli hallerde açık rızanızın bulunması
6. Üçüncü Taraf Hizmetler ve Veri Aktarımı
Hizmet kapsamında sunucu, CDN, bulut altyapısı, e-fatura servisleri, OCR ve yapay zeka servisleri, e-posta servisleri, mesajlaşma servisleri, ödeme ve teknik destek altyapıları gibi üçüncü taraf hizmet sağlayıcılar kullanılabilir.
Kişisel verileriniz hizmetin gerektirdiği ölçüde barındırma/altyapı sağlayıcılarına, e-fatura ve e-arşiv entegratörlerine, Meta/WhatsApp ve SMS sağlayıcılarına, OCR/AI hizmet sağlayıcılarına, e-posta altyapılarına, teknik destek iş ortaklarına, danışmanlara ve kanunen yetkili kamu kurumlarına aktarılabilir.
WhatsApp/Meta, OCR, AI destekli rapor tasarımı, e-posta, CDN veya benzeri üçüncü taraf hizmetlerin teknik gereklilikleri nedeniyle bazı veriler yurt dışında bulunan servis sağlayıcı altyapılarında işlenebilir veya aktarılabilir. Bu süreçlerde yürürlükteki mevzuata uygun teknik ve idari tedbirler alınmasına özen gösterilir. Açık rızaya tabi haller için ayrıca Açık Rıza Metni uygulanır.
7. Saklama Süresi
Kişisel veriler, işleme amaçlarının gerektirdiği süre boyunca ve yürürlükteki yasal saklama süreleri kapsamında muhafaza edilir. Fatura ve mali kayıtlar ilgili mevzuat uyarınca, log ve güvenlik kayıtları ise teknik ve hukuki gereklilikler kapsamında saklanabilir. Süresi dolan veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
8. Veri Güvenliği
Hayat Yazılım, kişisel verilerin güvenliği için SSL şifreleme, erişim yetkilendirme, loglama, yedekleme, güvenlik güncellemeleri ve yetki sınırlandırma gibi teknik ve idari tedbirleri almaya özen gösterir.
9. İlgili Kişi Hakları
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- İşlenme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme
- Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
- İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi sonucunda aleyhinize çıkan sonuca itiraz etme
- Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
10. Başvuru ve İletişim
KVKK kapsamındaki talepleriniz için destek@hayatyazilim.com adresinden Hayat Yazılım'a ulaşabilirsiniz. Başvurular yürürlükteki mevzuatta öngörülen süreler içinde değerlendirilir.